Wbrew obiegowej opinii (lansowanej przez większość anonimowych firm, które pośredniczą w zakładaniu spółek Delaware w internecie), spółka Delaware podlega obowiązkowi księgowości i rozliczenia podatkowego z amerykańskim odpowiednikiem fiskusa – czyli Internal Revenue Service. Nawet jeżeli nie płacimy podatków w USA z uwagi na to, że jesteśmy rezydentami podatkowymi w innym kraju i nie mamy zakładu podatkowego w USA to należy mieć na uwadze, że obowiązkowo należy utrzymywać księgi, które pozwolą w razie kontroli na określenie charakteru działalności oraz określenia, czy istnieje obowiązek składania formularzy proforma 1020 wraz z formularzem 5472 dotyczących raportowanych transakcji między podmiotami powiązanymi.
W praktyce problem prowadzenia księgowości i rozliczania się z IRS występuje w sytuacji, gdy zgłaszamy się po amerykański EIN (numer identyfikacji podatkowej), spółki nie posiadające numeru EIN nie są w ogóle znane amerykańskiemu fiskusowi, co nie znaczy, że nie mają obowiązku prowadzenia księgowości i sprawozdawczości – w praktyce i doświadczeniu wielu użytkowników spółek jednak brak numeru EIN powoduje, że IRS w ogóle nie interesuje się taką spółką. Nie należy jednak w mojej ocenie opierać się na praktyce, a EIN jest często potrzebny z wielu powodów, np. celem założenia rachunku bankowego, celem rozliczenia podatków z działalności operacyjnej w Stanach, skorzystania z polsko-amerykańskiej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania czy też złożenia raportu o transakcjach podmiotów powiązanych (forma 1020 + 5472)
Często więc pytacie:
Ile kosztuje prowadzenie księgowości w USA?
oraz
Kto może poprowadzić księgowość spółki w Delaware?
Miesięczny budżet, jaki należy przeznaczyć na księgowość spółki Delaware zależy od kilku czynników, podobnie jak w Polsce.
- Liczba transakcji: czy masz 30, 300 czy 3000 transakcji, które wpadają na twoje rachunki bankowe? Więcej transakcji = więcej czasu na ich zaksięgowanie = większe koszty prowadzenia księgowości
- Złożoność transakcji: nawet jeżeli masz stosunkowo niewiele transakcji, ale są one skomplikowane, może się okazać, że księgowy będzie musiał poświęcić więcej czasu na rozliczenia
- Robienie rzeczy samodzielnie: jeżeli jesteś w stanie część rzeczy zrobić samodzielnie to zaoszczędzi Ci to czasu na prowadzenie ksiąg, jednak musisz rozważyć dwie rzeczy 1) czy Twój czas nie lepiej przeznaczyć na rozwój biznesu? 2) Wyprostowanie pomyłki przez księgowego może kosztować Cię więcej niż zwyczajne księgowanie.
- Jak wykorzystujesz technologię: To wymaga podkreślenia… użycie nowoczesnych technologii zaoszczędzi Ci sporo czasu (zwanego także „pieniędzmi”) przeznaczanego na księgowość i kadry. Podstawy to: QuickBooks, Expensify, Bill.com, DropBox i klient poczty elektronicznej.
W sumie więc, to ile wydasz na księgowość zależy od Twojej indywidualnej sytuacji. W firmach księgowych stawki zaczynają się od od 100$ za godzinę pracy księgowego. Znane mi przypadki firm rozliczających się w Stanach płacą za księgowość od 50$ do 350$ miesięcznie.
Relatywnie niskie koszty księgowości wynikają z wdrożenia u klienta systemu Quickbooks oraz dobrej współpracy z dedykowanymi księgowymi.